의원이 임시회의 소집을 요구할 때에는 재적의원 1/3이상의 연서로 요구하고 의장은 이에 따라 15일 이내에 임시회를 소집하여야 한다. 임시회의 소집요구는 소집요구서에 의하여 요구하게 된다. 소집요구서에는 소집요구자(홍길동의원외 10인), 집회일시, 소집사유를 기재하고 별첨으로 소집요구자의 서명·날인 명부를 첨부하게 된다.

지방자치단체의 장도 필요한 경우에는 지방의회의 임시회 소집을 요구할 수 있다. 이는 시급히 지방의회에서 의결해 주어야 할 사항이 발생하였을 경우에 이에 대처하게 하기 위하여 단체장에게 의회 소집요구권을 부여한 것이다.

[총선거 후 최초 집회시 집회일시 문제]

지방의원이나 단체장으로부터 임시회의 소집요구가 있을 때에 지방의원을 일정한 장소에 소집시킬 수 있는 소집권자는 의장이다. 다만, 지방의원 총선거 후 최초로 집회되는 임시회는 의장단이 없으므로 사무처장(국장·과장)이 소집한다. 그리고 의장·부의장이 사고로 임시회를 소집할 수 없을 때에는 의원 중 연장자의 순으로 소집한다.

의장은 의원 또는 단체장의 임시회 소집요구가 있을 경우 집회를 위해 반드시 집회공고를 하여야 한다. 의장의 재량으로 공고여부를 결정하지 못한다. 집회공고는 어느 의원 외 몇 인으로부터 또는(단체장으로부터) 임시회의 소집요구가 있으므로 언제, 어디에서 집회한다는 내용을 기재하게 된다.

의장이 집회를 공고할 때에는 집회일시를 결정하여 공고하여야 한다. 집회일시 결정은 의원 또는 단체장이 요구한 소집요구서의 집회일시를 존중하여 결정하는 것이 일반적이다. 그러나 지방자치법(39②)에「의장은 소집요구가 있는 때에는 15일 이내에 소집하도록」되어 있으므로 의장은 소집요구자가 희망하는 집호일시와 다르게 결정하여 공고 할 수도 있다.

[ 후반기 의장 미선출로 의장이 없는 경우 집회공고 및 소집문제 ]

집회장소는 집회공고문에 기재되게 되는데 당해 지방의회의 본회의장에서 집회하는 것이 당연하나 불가피한 사정이 있는 경우에는 다른 장소에서도 집회가 가능하다고 할 것이다.

임시회의 집회공고는 시·도의회는 집회일 7일전, 시·군·구의회는 집회일 5일 전에 한다. 따라서 집회일과 공고하는 날을 제외하고 7일, 5일이 확보되도록 공고하여야 할 것이며 그 이전에 공고하는 것도 무방하다 할 것이다. 다만, 긴급을 요할 때에는 집회공고 기간을 지킬 필요는 없으나, 이 경우에도 공고자체는 해야 한다.

임시회 및 정례회의 집회시에는 집회공고를 하여야 하나 긴급을 요하는 사항이 있을 때에는 집회공고에 대한 예외규정을 두고있다. 집회공고의 예외는 공고 기간의 예외이지 집회공고 자체를 생략하는 것은 아니라 할수 있다.
따라서 최소한 의원 등에 통지할 수 있는 정도의 기간적 여유를 두어야 할 것이며 각 의원에게는 전화 등의 통신수단을 통하여 집회일시 및 장소를 통보하여야 할 것 이다. 이 경우 무엇이 긴급을 요하는지의 판단은 의장이 하게 된다.

왜냐하면 집회공고는 그 성질상 준법률적 행정행위로서 공정력이 발생하고 법률적 질서를 형성하기 때문이다. 그러나 집회공고의 변경은 불가피한 경우 인정되어야 할 것이다. 이 경우 변경된 사실을 의원과 관련 기관에 빠른 시일 내 통지해 주어야 할 것이다.

방청의 자유는 지역주민이 회의상황을 직접 참관 할 수 있음을 의미하다. 그러나 회의장의 방청석 규모 및 회의진행상의 혼란을 방지하기 위한 질서유지의 필요성 때문에 방청권을 발행하여 방청을 허가하며 흉기를 소지한 자 등에 대해서는 방청을 허가하지 아니한다.

보도의 자유는 회의상황을 녹화, 중계방송, 신문, 잡지 등을 통하여 널리 일반인에게 알릴 수 있는 자유를 의미한다. 따라서 이 자유는 방청할 수 있는 주민의 수가 제한되는 방청의 자유보다 중요한 의미를 가진다.
그러나 회의장 내의 질서를 유지하고 무질서한 보도행위를 방지하기 위하여 당해 지방의회에 등록된 기자에게만 취재활동을 할 수 있도록 하고, 보도를 하고자 할 때에는 매 회기초에 의장 또는 위원장의 허가를 받아야 한다.

지방의회의 본회의와 위원회의 회의는 1일에 1차 회의. 즉 한번만 회의를 가지는 것을 원칙으로 한다. 따라서 의사정족수가 미달되어 의장이 유회를 선포하거나 당일의 회의가 산회되는 경우에는 그날은 다시 회의를 열 수가 없다. 회의를 오후 12시 넘어서까지 진행할 필요가 있을 때에는 이러한 원칙을 적용하여 오후 12시가 되기 바로 전에 그날 회의를 산회하고 잠시 기다린 후 그 다음날 0시01분에 새로운 차수의 회의를 개의하여 회의를 계속 진행한다.

지방의회에 제출되어 의회가 처리해야 할 모든 사안을 안건이라 한다. 이 안건 중에서 「의원 및 자치단체장(교육감) 이 일정한 형식적 요건을 갖추어 제출하는 의결이 필요한 안건」을 의안이라 한다. 그러나 의안의 개념은 명확하게 규정되어 있지 않고 통일적인 개념으로도 사용되지 못하고 있다.

일반적으로 의안이란

• ① 일정수 이상의 의원과 단체장이 발의하고,
• ② 일정한 안을 갖추어 서면으로 제출하며,
• ③ 수정이 가능한 안이어야 하고,
• ④ 상임위원회가 설치되어 있는 경우 상임위원회의 심사를 거쳐야 하는 것을 말한다.

그렇다고 하여 모든 의안이 ①-④의 요건을 갖추는 것은 아니다. 승인안이나 결산 및 예비비지출 승인은 ③의요건을 결하고 있다.

이와같은 전제하에서 볼 때 일반적으로 의안을 유형별로 보면「조례안」,「예산안 및 결산」,「동의안」,「승인안」, 「건의안」, 「결의안」, 「규칙안」등으로 분류할 수 있다. 그러나 의회사무처(국·과)에서는 「의안의 개념」을 의안의 접수·회부·처리·번호부여 등 행정업무상 필요에 의하여 「안건」의 개념과 구별하지 아니하고 사용하기도 한다. 본서에서도 편의상 의안의 개념을 확대하여 안건의 발의 및 그 처리 과정을 설명하기로 한다.

지방의회에 의안을 발의 또는 제출할 수 있는 요건이라 함은 자격있는 자가 의안을 발의 또는 제출했느냐의 여부, 일정 수 이상의 찬성의원수(발의정족수)가 필요한 경우 이를 충족하였느냐 이다. 지방의회에 의안을 발의(제출)할 수 있는 자는 지방의회의원, 지방의회의 위원회, 단체장(교육감 포함)이며, 의원이 의안을 발의할 때에는 재적의원 1/5이상 또는 10인 이상의 찬성을 얻어야 한다.

지방의회에 발의 또는 제출되는 조례안 등 일반의안의 제안자(발의자·제출자)는 의원, 지방의회의 위원회, 단체장(교육감 포함)이다. 의원이 의안을 발의할 때에는 재적의원 1/5이상 또는 의원 10인 이상의 연서로(찬성을 얻어) 발의한다. 의안중에는 성질상 단체장만이 제출할 수 있는 의안이 있는데, 이는 예산안 및 결산, 동의안, 승인안이다.

[의안의 접수시기와 의장결재 시기가 다른 경우]

지방의회에 발의 또는 제출되는 조례안 등 일반의안의 제안자(발의자·제출자)는 의원, 지방의회의 위원회, 단체장(교육감 포함)이다. 의원이 의안을 발의할 때에는 재적의원 1/5이상 또는 의원 10인 이상의 연서로(찬성을 얻어) 발의한다. 의안중에는 성질상 단체장만이 제출할 수 있는 의안이 있는데, 이는 예산안 및 결산, 동의안, 승인안이다.

[의안의 접수시기와 의장결재 시기가 다른 경우]

발의자가 이안을 접수시킬대에는 이장에게 직접 접수시키는 것이 아니라 사무처(국,과)에 접수시키기 때문에 실제 사무처에 접수시킨 날짜와 의장이 결제한 날짜가 다를 수도 있음.
의장이 의안에 대해 반려,보류하지 않고 접수,결제하였다면, 의안의 성립시기와 접수일자는 소금하여 실제 사무처 직원에게 접수시킨 날짜로 보아야 할 것임.

의안의 제안권자인 지방의원과 단체장이 의안의 형식적 요건을 갖추고, 일정수 이상 의원의 찬성(의원이 발의자인 경우)을 얻은 후 심의해 줄 것을 의장에게 요청하는 행위를「의안을 제안 또는 제출」한다고 한다.

[의안의 접수시기와 의장결재 시기가 다른 경우]

의안은 의장에게 제출한다. 그러나 실제로는 의회사무처(국·과)에서 접수하여 의장의결재로서 접수행위를 완료한다. 의장은 의안을 접수하는 과정에서 미비점과 불충분한 사항이 있는 경우 발의자에게 보완을 요구할 수 있다.

의안을 접수할 때 주의해야 할 사항은 의안의 일정한 형식을 갖추었는가의 여부와 그 의안을 제출하는데 필요한 의원이 찬성하였는가를 확인하는 것이다. 그리고 찬성의원의 진의를 파악할 수 있도록 찬성의원 서명명부의 인장과 의회에 등록되어 있는 인장과의 동일여부를 확인한다.

형식적인 요건의 확인이 끝나면「제안서식」과「제안본문」의 내용을 확인하게 되는데 제목과 내용의 일치여부, 제안이유 및 주요골자의 내용, 공문상의 발의자와 의안본문에 첨부된 발의자 및 순서일치 여부 등을 확인한다. 확인하는 과정에서 내용상의 의문사항은 명백히 하고 정정을 하는 경우에는 발의자와 정정여부를 확인한 후 정정날인을 받도록 한다. 단체장이 제출하는 의안은 공문과 함께 의안을 인쇄하여 제출하게 되는데 의안제출 부수는 대략 의원정수의 3~4배 정도를 접수받는다. 그리고 의원이 의안을 발의하는 경우에는 공문과 의안 3부를 접수받는다.

지방의회에 의안이 접수되면 의안의 종류에 관계없이 접수순서에 의거 연번을 부여하게 된다. 이 경우「원안」에 대해 제출되는「수정안」은 독립된 의안번호를 부여하지 아니하고 원안과 관련된 의안번호를 부여한다.

위원회에서 발의되는 동의에 대해서는 의안번호를 부여하지 아니한다. 그러나 본회의에서 발의되는 의장의 제의나 의원의 동의는 서면이든 구두이든간에 의안번호를 부여한다. 서면동의에 대한 의안번호 부여는 문제는 없으나 본회의장에서의 구두에 의한 의장제의 또는 의원동의에 대해서는「의안처리 상황표」에 동의의 건명을 기재하고 회의록을 첨부하여 의안번호를 부여한다. 의안번호를 부여하는 이유는 의안의 관리를 효율적으로 하기 위한 것이지 의안번호와 의안의 성립·효력발생과는 아무런 관계가 없다. 청원은 일반의안과 구별하여 접수순서에 의해 청원번호를 부여한다.

의안이 제출(발의)되면「의안요지서」를 작성하여 의장의 결재를 얻어 접수시킨다. 공식적으로 의장은 의안이 접수되면 본회의에 보고하고, 본회의에 상정 또는 위원회에 회부하는 과정을 밟게된다. 의안을 회부할 소관 위원회는 의장결재 단계에서 결정되게 되는데 일반적으로 의회사무처(국·과)가 소관위원회를 결정·보고하여 의장이 최종 결정하게 된다. 그러나 본회의 회의중 제출되는 서면동의와 수정안 등의 의안은 결재과정 없이 회의장에서 바로 처리한 후에 사후에 결재를 득한다.

위원회에서 동의가 서면으로 미리 발의되는 경우에는 위원장의 결재를 얻은 후 위원회에 보고 하고 심사하게 되는데 반드시 동의가 발의된 날 무조건 심사하는 것이 아니다. 동의중에서 그 날 회의진행과 직접 관련되어 있거나 원안에 대한 수정안 등 선결동의는 당일 의사일정의 변경없이 바로 처리되게 되지만 기타 동의는 적정한 날짜에 상정시켜 심사할 수 있다.

의회사무국은 의안을 접수하여 의장의 결재를 얻은 후에 형식적인 요건·체계·자구 등의 미비점 등을 보완하여 인쇄한다. 의안의 인쇄 부수는 의원수의 약 3-4배 정도로 한다. 그러나 단체장이 제출하는 의안은 일반적으로 완전하게 형식적인 요건을 갖추어 인쇄된 의안을 제출하게 되므로 따로 인쇄할 필요가 없게 된다.

그리고 의원이「의안의 수정안」또는「서면동의」를 미리 제출하는 경우에는 이를 인쇄하여 의안심의시에 배부하는 것이 원칙이다. 그러나 본회의장이나 위원회 회의장에서 의안의 심의 중에 제출되는 수정안이나 서면동의 등은 시간관계상 인쇄·배부하지 못하고 제안 설명을 듣고 처리하게 된다.

의안이 제출되어 의장의 결재를 거친 후에 인쇄가 되면 미리 모든 의원에게 1부씩 배부하고, 당해 의안이 본회의에 상정될 때도 심의용으로 또 다시 의석에 배부한다. 다만 수정안이나 중요동의(서면)를 유인한 경우에는 당일 회의장 의석에만 배부하고 미리 의원에게 배부하지 아니한다.

그리고 의안을 위원회에 회부할 때에는 위원수를 감안하여 위원수의 약2배 정도의 유인물을 심사용으로 첨부하여 회부한다. 위원회에서 심사한 안건이 본회의에 상정할 때에는「의안원안」과「위원회 심사보고서」를 배부한다. 일반적으로 위원회가 의안의 심사보고서를 의장에게 보고할 때에는 공문과 심사보고서를 인쇄하여 첨부한다.

의회에 제출된 모든 의안은 의회사무처장(국장·과장)이 본회의에서 보고하게 되는데 본회의 보고 후 소관별로 위원회에 회부하게 된다. 다만, 휴·폐회기간 중에 의안을 우선 위원회에 회부한 경우에는 본회의 개의시 제출된 의안 현황과 회부한 사실을 보고한다. 그리고 본회의 중에 수정안 또는 서면동의가 제출되면 회의진행과정에서 의장이 제출사실을 보고하고 처리하게 된다.